Congreso online de gestión cultural: evaluación de la experiencia

Al finalizar la primera edición del congreso online de gestión cultural hicimos algo bastante clásico: les pedimos a los participantes completar una breve encuesta anónima para recoger sus opiniones. Por otro lado, estuvimos charlando por mail con los colectivos con quienes compartimos la organización, para hacer una evaluación también desde nuestra propia experiencia. Con estos insumos, compartimos este informe, que también pretende ser una herramienta no sólo para próximas ediciones del congreso, sino también para otras personas y organizaciones que quieran embarcarse en un proceso similar. Veamos entonces los resultados y las conclusiones.

Lo global: ¡muy bien para la primera experiencia!

La encuesta de evaluación fue completada por 72 personas, una muestra pequeña con respecto a la cantidad de personas inscriptas, pero entendemos que suficiente para entrar en el análisis. ¡Gracias a quienes se tomaron su tiempo para responder!

Nos llegaron muy buenos comentarios durante y después del congreso, aunque también es muy agradable cuando los números también reflejan satisfacción. Creemos que, para ser una primera experiencia, nos fue muy bien en cuanto a valoración.

 
No sabemos con certeza si los participantes en general tomaron en cuenta que esta era una primera experiencia y si tenían expectativas previas altas o bajas. En todo caso, creemos que se apreciaron los esfuerzos de la organización.

Pero más allá de considerar la calificación global, en la que juegan variados aspectos, diferentes para cada persona, nos importó específicamente saber si el congreso aportó algo nuevo al ámbito de estudio de la gestión cultural. Porque los congresos justamente deberían servir para dar cuenta de cierto estado del arte en una disciplina y compartir información que todavía no está del todo difundida entre la comunidad para la cual el tema es relevante. Los resultados de la encuesta de opinión nos indican que el congreso aportó algo nuevo a la mayoría, siendo el aporte de “bastante” a “mucho”.

 

 

La comunicación: un desafío

Al tratarse de un congreso enteramente online con cientos de personas inscriptas y de variadas latitudes, y a la vez con una gran cantidad y densidad de contenidos, la comunidad fue todo un desafío. Los medios digitales son rápidos, fluidos y prácticamente gratuitos, pero eso no garantiza la efectividad de la comunicación. Por eso nos importó conocer la opinión general sobre este aspecto y algunos detalles en particular. Y otra vez, globalmente nos encontramos con una buena calificación, distribuida bastante pareja entre 8, 9 y 10 puntos.

Al preguntar qué medio les resultó más cómodo a los participantes para seguir las actividades, puede parecer sorprendente que el preferido haya sido el boletín por e-mail, un medio que frente al auge de las redes sociales podría considerarse que está un poco pasado de moda. Pero constatamos que en este caso, no es así. Podríamos considerar dos hipótesis: estamos con un público de edad adulta, profesional, que es probable que consulte diariamente su correo, lo cual con otro tipo de público puede variar; y en segundo lugar, los boletines estuvieron cuidadosamente elaborados para facilitar el seguimiento ordenado de las actividades. Es decir, nos esmeramos en eso y le dimos prioridad, por lo cual este resultado tal vez nos habla de que dimos en el clavo con una necesidad: la de combatir la infoxicación diaria con su bombardeo de mensajes en tiempo real, proporcionando a los participantes un medio pausado y a la vez completo que generaba confianza en que no se iban a perder de nada si chequeaban el boletín.

También llama un poco la atención que el uso de Telegram fue preferido por encima de Facebook y Twitter para seguir las actividades. Esto puede deberse a que es una forma mucho más directa de recibir notificaciones y avisos en tiempo real sobre el congreso, en un entorno muy sencillo al que ya mucha gente está acostumbrada gracias a las aplicaciones de mensajería instantánea en teléfonos móviles.

Lo central: la participación

La participación fue una de nuestras mayores preocupaciones, porque desde el inicio apostamos por un congreso interactivo y colaborativo. Este aspecto fue bien valorado, aunque tal vez no tan bien como otros, porque esta valoración también puede variar mucho de acuerdo a los estilos de participación preferidos por cada persona. Sabemos que la participación nunca va a ser homogénea y que tiende a que pocos participen intensamente y una gran mayoría siga las actividades más pasivamente. Sabemos también que la participación es algo que se retroalimenta y que podemos ayudar a animar, pero que no está enteramente bajo nuestro control. Más allá de eso, sin dudas nos interesa mejorar este aspecto en próximas ediciones.

 
Teniendo a mano varias herramientas para la participación online, consideramos que lo mejor era generar un set de posibilidades variadas, que permitiera a cada participante seleccionar su forma de estar en el congreso. Por eso decidimos que el congreso se desarrollara a través de publicaciones web, posteos en redes, chats de Telegram y videoconferencias. Nos pareció relevante consultar al público sobre la experiencia con estas dos últimas herramientas en las que se desarrolló la mayor parte de la participación.

La calificación de Telegram fue bastante variada. Podemos decir que no hubo una satisfacción generalizada con esta herramienta como canal de participación, a pesar de que, como vimos antes, fue apreciada como canal de seguimiento de la actividad. Seguramente aquí tendríamos que ajustar las consignas, los protocolos y la tarea de animación permanente que requiere tener abiertos canales de chat, por lo que de todas maneras, parece interesante seguir apostando.

Las videoconferencias también tuvieron calificaciones variables, aunque en general parecería que tuvieron una valoración más alta. En los comentarios que recibimos a través de la encuesta (que fue anónima), las videoconferencias fueron muy mencionadas, a veces como un aspecto destacado del congreso por la posibilidad de “asistir” sin tener que viajar. Aunque también fueron mencionadas como aspecto a mejorar, sobre todo en cuanto a la calidad de audio de la transmisión en vivo y la prolongación en el tiempo debida a la cantidad de participantes. Ciertamente, las tecnologías de transmisión en vivo por streaming, como en este caso Google Hangouts, todavía funcionan de forma desigual para cada usuario, dependiendo de la conexión, equipos y software de cada uno. Pero en definitiva, nos quedamos con la satisfacción de que las personas participantes pudieron conectarse desde distintos puntos y con tecnologías bastante variadas, y aún así en casi todos los casos la participación por videoconferencia funcionó.

 
Siendo conscientes de que la conectividad, la tecnología y la disponibilidad de tiempo pueden variar mucho entre distintas personas, es que nos pareció relevante consultar si la participación había sido sencilla o no, y cuáles podían ser las causas de las dificultades. Nos encontramos con que no fueron mayoría las personas que participaron sin ningún tipo de dificultad, y que una importante porción encontró algún tipo de dificultad.

En la pregunta siguiente, la mayor dificultad fue atribuida a la falta de tiempo, aunque las fallas técnicas también tuvieron su incidencia (seguramente tiene que ver con las dificultades del streaming en vivo, tales como problemas de audio o lentitud y cortes en la conexión).

Algunas sugerencias que nos hicieron en la encuesta apuntan a que mejoremos el uso del tiempo, aunque esto puede llegar a ser un gran desafío. Para algunas personas seis semanas fue un lapso muy largo como para poder sostener la participación, mientras que para otras hubiera sido necesario un congreso más extenso y menos intensivo. Un término medio entre ambas preferencias o tal vez el desarrollo de distintas líneas de tiempo posibles que permitan “subirse” al congreso en distintos momentos, podrían ser caminos para mejorar el aspecto de la falta de tiempo. De todas formas, creemos que el formato online ofrece una interesante flexibilidad a la participación: las ponencias se siguen leyendo y los videos se siguen reproduciendo más allá de finalizado el congreso, y algunas personas nos comentaron esto como uno de los aspectos a destacar.

Y no menos central: los contenidos

Para este congreso definimos un formato tradicional, el de la ponencia, que intentamos llevar a una modalidad online. Propusimos seis mesas temáticas y realizamos un proceso de selección al que se presentaron más de 100 resúmenes, de los cuales un poco menos de la mitad se transformaron finalmente en ponencias completas. Al consultar por la relevancia de los temas, hubo bastante acuerdo en que tuvieron una relevancia alta, aunque la calidad de las ponencias, si bien se consideró bastante alta, tuvo una valoración más desigual, lo cual es lógico considerando que las experiencias presentadas también fueron variadas.

En cuanto a formatos, los valorados como más adecuados fueron los videos, y en segundo lugar los textos. Al organizar el congreso le dimos prioridad al texto, considerando que un texto en algunos aspectos es más útil: permite incluir links y realizar búsquedas internas, es liviano al momento de descargar en pdf y como hipertexto, puede ser combinado con otros formatos (de hecho, algunas ponencias intercalaron texto, fotos y video). Si bien vamos a seguir trabajando con textos, sin dudas que en próximas ediciones vamos a prestar una mayor atención a las ponencias en video.

Comentarios: lo mejor, lo mejorable y algunas sugerencias

Para terminar, compartimos algunos de los comentarios que nos parecieron más interesantes de la encuesta.

Se destacó:

“La modalidad de colgar las ponencias con preguntas eje y que la videoconferencia fuera una conversación y no la exposición de las ponencias. Y que todo quede online. Me parece revolucionario y muy pertinente para las épocas que corren.”

“La posibilidad de que fuera un congreso online. Es una propuesta novedosa y de gran futuro. Beneficia el intercambio cultural entre ponentes de diversos países. Si el congreso fuera físico en una sede, sería más complicado que hubiera ponentes de diversos países por los costes del desplazamiento.”

“La diversidad, desde las nacionalidades hasta los puntos de vista.”

“Diálogo abierto en Twitter, portuñol, cobertura de muchos países, generosidad.”

“Las ponencias, la digitalidad del congreso, la fuerza que los organizadores le ponían y que todo quede registrado para verlo después.”

“Que desde el lugar de residencia se podía compartir con personas de diferentes partes, convirtiendo este espacio mucho más inclusivo que otros congresos en los que he participado.”

Algunas cosas que se deberían mejorar:

“¡El tiempo pasó demasiado rápido! Cuando abrí el primer proyecto, el de Mapas culturales, era tan interesante que me puse a buscar información al respecto y me perdí en él un par de días. Luego me descontinué. Tres días es poquito para separar las mesas de un congreso en red”.

“Los horarios de las conferencias dificultaban el que pudiéramos verlas en vivo y compartir de manera activa y directa las mesas.”

“La cantidad de mesas hizo que el congreso se extendiera por largo tiempo, pero la diversidad de temas necesitaba esto.”

“Hubo videos demasiado largos, triplicando el tiempo sugerido en las pautas y sin más que una persona hablando a cámara fija.”

“Las cuestiones técnicas o malas transmisiones en algunos casos.”

Sugerencias interesantes:

“Me pareció un ritmo demasiado intenso que requería muchas horas de lectura para gente con compromisos laborales. Me hubiera servido que hubiera habido solo una mesa por semana, para poder aprovechar los fines de semana para leer.”

“Que se repita el año que viene y que (no sé de que manera) se intente incentivar la participación de gente no experta y no profesional.”

“Tal vez hacer pre-congresos para informar, invitar a ‘embajadores’ del congreso a ayudar en la promoción. Acompañar en el uso de las TIC para los que tienen más dificultades.”

“Para las videoconferencias: quizá tener menos ponentes o dividirlos, ayudaría a que el paso de la palabra y las reflexiones por mesa sean más nutridas.”

“Les pediría trabajar más temas relacionados con el Patrimonio y quizás crear una plataforma de Gestión Cultural en red, para tener mayor vinculación con los procesos y saber qué se está trabajando, dónde y cuándo para posibilitar un encuentro más permanente.”