Una biblioteca o colección digital puede ser simplemente un listado de obras agrupadas en una página web siguiendo algún orden simple, por ejemplo el alfabético, como en el caso de la biblioteca de cultura digital que tenemos en Ártica (Actualización: el 20/1/2017 lanzamos la nueva biblioteca digital de Ártica, basada en el software Omeka, que permite realizar búsquedas y navegar las obras de manera integral). Pero cuando la biblioteca crece por encima de determinado umbral, que se encuentra en los cientos de ítems, un simple listado ya deja de satisfacer las necesidades de los usuarios a la hora de encontrar obras de su interés, y asimismo se vuelve muy difícil de gestionar.

Las colecciones digitales voluminosas se gestionan mediante sistemas informáticos denominados «repositorios digitales» que permiten almacenar, ordenar, catalogar, poner a disposición del público y encontrar los objetos digitales. Mediante este sistema, los archivos digitales se cargan desde una interfaz web una única vez, son adjudicados a colecciones, se les agrega la información y los metadatos correspondientes y se publican. Así, cada obra tendrá una única URL. Asimismo, la obra quedará asociada a distintas categorías de información, como autor, año, género, colección, etc. Los repositorios por lo general incorporan uno o más sistemas estándar para asignar metadatos (como por ejemplo Dublin Core), por lo que no hace falta crear desde cero un sistema de catalogación propio.